Privacyverklaring

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die worden verzameld of verwerkt door:

RK Formule
Eigenaar: Roy Kalverla
Adres: Ype Poortingawei 9
E-mail: info@rkformule.nl
KvK-nummer: 99300850

RK Formule verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

RK Formule verwerkt de volgende categorieën persoonsgegevens:

2.1 Contactgegevens
• Voor- en achternaam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Adresgegevens

2.2 Coachinggegevens
• Doelstellingen (training, voeding, gezondheid)
• Intake-informatie via Virtuagym
• Voortgangsgegevens (metingen, foto's, trainingslogs, check-ins)
• Communicatie via chat of e-mail

2.3 Gezondheidsgegevens (bijzondere categorie)
• Blessures of aandoeningen
• Relevante medische achtergrond
• Medicatie
• Fysieke belastbaarheid
• Informatie verstrekt tijdens intake of coaching

Deze gegevens worden alleen verwerkt op basis van expliciete toestemming, omdat ze noodzakelijk zijn voor een veilige uitvoering van de coaching.

2.4 Betaalgegevens
• IBAN (indien automatische incasso)
• Betaalstatus
• Facturatiegegevens

2.5 Websitegegevens (indien van toepassing)
• IP-adres
• Cookies (functionele cookies)
• Formulier Gegevens via de website

RK Formule verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

3.1 Uitvoering van de coachingsovereenkomst
• Opstellen van trainings- en voedingsschema's
• Analyse van voortgang
• Veilige begeleiding op basis van medische informatie
• Communicatie met klant

3.2 Administratie en facturatie
• Verwerking van betalingen
• Versturen van facturen
• Boekhoudverplichting volgens de wet

3.3 Klantrelatie en service
• Versturen van berichten via Virtuagym
• Versturen van check-ins en reminders
• Verbeteren van dienstverlening

3.4 Wettelijke verplichtingen
• Fiscale bewaarplicht
• Gegevensverstrekking aan bevoegde autoriteiten indien verplicht

3.5 Marketing en commerciële doeleinden
Met expliciete toestemming van de klant kunnen persoonsgegevens en resultaten worden gebruikt voor:
• Voor- en na-foto's (transformaties)
• Testimonials en reviews
• Social media posts en advertenties
• Website- en promotiemateriaal

Dit gebeurt uitsluitend:
• Met toestemming van de klant
• Binnen de afgesproken grenzen
• Eventueel anoniem, op verzoek van de klant

Persoonsgegevens worden niet doorverkocht aan derden.

RK Formule verwerkt gegevens op basis van de volgende AVG-gronden:

1. Uitvoering van een overeenkomst
(noodzakelijk voor coaching)

2. Toestemming
(specifiek voor gezondheidsgegevens en commercieel gebruik van resultaten)

3. Wettelijke verplichting
(boekhouding, fiscale verplichtingen)

4. Gerechtvaardigd belang
(klantbeheer, administratieve doeleinden)

RK Formule deelt persoonsgegevens alleen met partijen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van haar diensten:

5.1 Virtuagym
Voor hosting van coaching gegevens, schema's, voortgang en communicatie.

5.2 Boekhoudsoftware / accountant
Voor facturatie en financiële administratie.

5.3 Knab / betaalproviders (indien automatische incasso)
Voor uitvoeren van transacties.

Alle partijen waarmee data gedeeld wordt, vallen onder een verwerkersovereenkomst en voldoen aan de AVG.

Gegevens worden nooit gedeeld met of verkocht aan derden voor marketing of commerciële doeleinden.

• Klantgegevens: maximaal 2 jaar na beëindiging van het traject
• Facturatiegegevens: 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht)
• E-mail/communicatie: 1 jaar
• Gezondheidsgegevens: worden verwijderd zodra ze niet langer noodzakelijk zijn voor coaching

RK Formule neemt passende maatregelen om persoonsgegevens te beschermen:

• Beveiligde opslag (Virtuagym cloud)
• Toegang alleen voor RK Formule
• Sterke wachtwoorden en authenticatie
• Versleutelde verbindingen (SSL/HTTPS)
• Limited access: gegevens worden nooit gedeeld met derde partijen buiten de verwerkers

Klanten hebben de volgende rechten:

• Recht op inzage (inzage in verzamelde gegevens)
• Recht op correctie (onjuiste gegevens laten aanpassen)
• Recht op verwijdering (recht om 'vergeten' te worden)
• Recht op beperking van verwerking
• Recht op overdraagbaarheid (data export)
• Recht om toestemming in te trekken

Verzoeken kunnen worden ingediend via: info@rkformule.nl

RK Formule reageert binnen 30 dagen.

RK Formule begeleidt geen cliënten onder de 18 jaar.
Er worden geen gegevens verzameld van minderjarigen.

RK Formule behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen.
De laatste versie is altijd te vinden op: www.rkformule.nl/privacy

Voor vragen over deze privacyverklaring kun je contact opnemen met:

RK Formule – Roy Kalverla
info@rkformule.nl